En México y en gran parte de Latinoamérica se ha intentado regular el uso del papel en las oficinas particulares y de gobierno, sin embargo pareciera que se el ser humano se resiste a eliminarlo por alguna razón desconocida.
Sabemos que el papel limita la productividad de las empresas, sin embargo tanto este dato como otros tantos, reflejan que todavÃa las compañÃas desconocen los beneficios que reporta una buena gestión documental y también una óptima polÃtica de impresión. Distintas son las razones que hay detrás de este hecho y van desde la desconfianza en las herramientas, la creencia de que son muy costosas o hasta el desconocimiento de que existen.
Eliminar el uso del papel en las oficinas además de mejorar los procesos, incrementar la productividad y garantizar el respeto al medioambiente supone una reducción en muchos casos del 90%, si nos atenemos, al menos, al proceso de la emisión de facturas, órdenes de compra y gestión de contratos, además, por término medio una empresa dedica un total de dos horas a trabajar con documentos, utilizando de media cada empleado al año unas 10.000 hojas de papel. Por ello, emplear soluciones y herramientas que mejoren tanto el acceso, como la manipulación y la localización de la información supone un paso de gigante en aras a conseguir una oficina libre de papel y por ende, un entorno de trabajo más eficiente.
No olvidemos que todo lo que rodea al papel está muy relacionado con tareas rutinarias e improductivas. Por tanto, apostar por la automatización en la gestión y manipulado, redunda siempre en la agilidad de los procesos empresariales.
Lo importante es poner freno a esas montañas de papel que se acumulan en las mesas de trabajo. Para ello, se debe apostar, también, por una buena clasificación de la información y esta no es posible sin la digitalización de sus documentos, lo que le generará notables mejoras en el acceso, ahorro de espacio y mayor conservación y seguridad.
Además es imprescindible tener conocimiento de las herramientas de gestión de contratos y documentos, de órdenes de compra y facturación electrónica existentes en el mercado que ayudan a disminuir el empleo del papel garantizando una correcta administración de los documentos en digital, junto a todas a las medidas de seguridad necesarias.
Recuerde que una oficina sin papel da como resultado siempre organizaciones más productivas.
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