Una de las interrogantes al documentar procesos en una organización, es determinar el software para apoyar y facilitar dicha tarea, ya que el modelado de procesos es básico para gestionar y dar soporte a los procedimientos de una organización y tener más claro el qué, el cómo, el cuándo y el porqué de un proceso.
Si bien, en la actualidad existen muchas opciones en el mercado que prometen poner orden en la gestión de sus procesos, es importante que tomes en cuenta los siguientes puntos al momento de elegir:
Seguimiento de acciones
Cuando una tarea no se ha realizado o peor aún no se ha identificado y está entorpeciendo el flujo, debe atenderse lo antes posible, por lo que un software inteligente de gestión de procesos debe contar con un seguimiento de acciones, para efectos de identificar el problema, determinar las tareas a realizar, asignar al responsable, así como los tiempos de realización.
Análisis de Riesgos
Para que un proceso sea eficiente, debe contemplarse la parte de análisis de riesgos y situaciones críticas, por lo que un software de gestión de procesos debe evaluar los riesgos en cuestión de: calidad, seguridad, ambiente, entre otros y proporcionar un método estructurado de análisis gráfico de riesgos que te permita, determinar cuándo y cómo actuar en caso de un evento crítico.
Gestión de auditorías
Todo proceso enfrenta una serie de decisiones para hacerse más eficiente, por ello un software ideal de gestión de procesos debe contar con la herramienta de gestión de auditorías; esto te permite, identificar el estado en el que se encuentra cada tarea, documentarla y asignar al responsable de atender dicha tarea, así el proceso mejorará y será más eficiente e inteligente cada día.
Al gestionar los procesos en tu organización, será mas sencillo lograr su eficiencia y alinearlos más al logro de tus metas.
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